Para responder às demandas dos clientes de forma imediata, é fundamental engajar todo o time envolvido, de forma a evitar atritos.

Agilidade é a palavra de ordem para as empresas que querem acelerar sua transformação digital e investir em inovação, seguindo o exemplo das startups e scale-ups. Na prática, adotar os métodos ágeis significa deixar para trás o modelo de desenvolvimento em cascata (waterfall) tradicional, que coloca uma meta final para cada projeto e divide o trabalho em etapas fixas de análise, produção e testes.

Para acompanhar essa tendência, é preciso entender como os métodos ágeis se tornaram tão populares e como adotá-los. Segundo Luiz Fernando de Souza, CBO da Binario Cloud, eles são basicamente um conjunto de técnicas e práticas para a gestão de projetos, focado em prontidão, em responder em um tempo muito curto às mudanças do mercado, em acompanhar as demandas do cliente e se adaptar a elas perfeitamente. "Basicamente, a metodologia ágil torna os processos mais simples, dinâmicos e interativos, da concepção da ideia até o produto final."

As metodologias ágeis surgiram dentro das empresas de TI em um contexto no qual desenvolvedores estavam cansados de lidar com projetos demorados, cheios de retrabalho e com pouca eficiência na entrega final. Assim, eles criaram seus próprios, que deram excelentes resultados e, logo, foram adotados por outros departamentos das organizações.

Implementação

A Alliance, organização que desde 2001 fornece educação, recursos e suporte para instituições e profissionais na comunidade ágil, com mais de 400 mil pessoas, identificou em uma pesquisa que 70% dos líderes de metodologias ágeis enfrentam tensões em suas equipes nas interações entre times ágeis e "departamentos tradicionais".

Para evitar este tipo de situação, levando em consideração que temos umas 7 a 8 metodologias mais populares no mercado (entre Scrum, Lean, Kanban, XP, SAF), é possível afirmar que as etapas macro são:

Definir qual/quais será/serão a(s) metodologia(s) utilizada(s)

Eleger um sistema de gestão para monitorar a aplicação da metodologia

Estruturar o planejamento estratégico em torno da implementação da metodologia

Treinar os colaboradores para que todos tenham clareza do porquê dessas mudanças estarem acontecendo e como isso vai facilitar no dia a dia deles

Monitorar a aplicação da metodologia no dia a dia

Coletar dados sobre os impactos da nova metodologia para a produtividade da equipe (o sistema de gestão deverá ajudar com isso)

Reforçar campanhas educativas e treinamentos

Melhorar sempre!

Para funcionar melhor, é importante que as principais lideranças da empresa participem do processo. Segundo Cássio Nascimento, project manager leader da Binario Cloud, isso acontece porque "dificilmente você encontrará uma metodologia ágil que não tenha um papel de liderança, seja para coordenar e facilitar o método (como acontece no Scrum), gerenciar prioridades e delegar tarefas (Kanban) ou até mesmo acompanhar de perto a implementação constante das atualizações, oferecendo feedbacks (eXtreme Programming)".

Segundo o project manager leader, trata-se de papéis que mudam bastante de acordo com a metodologia aplicada, mas que, via de regra, tem alguns objetivos em comum, entre eles: permitir que todos tenham clareza sobre seu papel dentro da equipe; organizar prioridades e definir os entregáveis durante um período de tempo determinado; e atuar como facilitador para que não existam obstáculos para a entrega do que foi combinado.

"Ainda conseguimos detectar a necessidade de combinar mais de uma estratégia, já que é possível combinar o XP ao Scrum, ou Lean + Scrum, uma vez que cada uma dessas estratégias pode ser mais aderente a um perfil de área na organização, ou até mesmo para diferentes objetivos dentro da mesma área, se pensarmos em uma TI que se divide entre infraestrutura e desenvolvimento, por exemplo, além de poder analisar resultados e implementar melhorias para garantir que as entregas sejam cada vez melhores", afirma.

Engajar o time durante o processo pode ser desafiador. Isso é alcançado com treinamento, campanhas educacionais, comunicação, endomarketing e, principalmente, transparência entre as pessoas, demonstrando o porquê da adoção das metodologias e como isso vai transformar a rotina da equipe. "É preciso agregar pessoas ao time que estejam dispostas a melhorar continuamente seus processos, ou seja, que tenham fit com a cultura que está sendo implementada na empresa e, claro, manter a equipe engajada em melhorar continuamente", admite Souza.

Erros comuns

Nascimento ainda destaca alguns erros aos quais os gestores devem ficar atentos durante o processo, como fazer uma virada de chave radical, sem uma campanha de comunicação, treinamento e sem que as pessoas entendam porque essas mudanças estão acontecendo. Além disso, é bem comum a empresa querer usar todos os frameworks de uma vez, sem refletir sobre qual é o mais adequado para a organização e ainda ter como único foco a produtividade, uma vez que os pilares do manifesto ágil preconizam outras coisas, dentre elas: indivíduos acima de coisas, colaboração, capacidade de resposta aos estímulos externos etc.

"Outros erros bastante comuns são não trabalhar em outras frentes simultaneamente, para, de fato, estabelecer uma cultura ágil dentro da organização e confundir agilidade com pressa. É muito importante ter em mente que trabalhar com base em metodologias ágeis não significa fazer entregas em cima da hora ou sob constante pressão" adverte o project manager leader.

Operando de fato

A partir do momento em que os times começam a executar de forma organizada e mais autônoma os processos da metodologia escolhida, já é possível ver se está no caminho certo. A cultura ágil se torna cada vez mais uma realidade dentro da organização no momento em que as propostas de melhoria dos produtos virem de dentro, as entregas começarem a ser feitas dentro dos prazos com menos esforço e maior tranquilidade para todas as partes, quando o feedback for imperativo dentro dos processos operacionais e colaboração for a palavra-chave para qualquer atividade executada.

O CBO da Binario Cloud enfatiza que, na prática, esta virada de chave causa impacto no dia a dia e nas entregas da companhia. "Desde que fizemos a virada de chave aqui na empresa, conseguimos verificar, entre outras questões, mais consistência nas entregas, maior facilidade para adaptar nosso produto de acordo com o que nossos clientes demandam, além de poder contar com o ponto de vista de pessoas em diversas áreas de conhecimento para evoluir os produtos", enumera o executivo, que ainda aponta maior controle sobre os recursos alocados para viabilizar as entregas, transparência total entre as áreas, de modo que todos falem a mesma língua, e a melhoria contínua dos processos e produtos como outros benefícios da adoção das metodologias ágeis por todas as áreas da companhia.

Por fim, Souza lembra que "só implementar as metodologias não resolve o problema, pois é preciso ter em vista que um dos principais fundamentos das metodologias ágeis é a melhoria contínua. Não faz sentido pensar que é só dizer que vai ser assim de agora em diante e pronto. É um trabalho contínuo de adaptação do mindset das pessoas. Mais resultados são possíveis com a implementação de um fluxo de trabalho focado na melhoria contínua dos processos e na capacitação permanente dos profissionais."